JESD 日本うつ病就労移行支援協会

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2018-03-08

Excel腕試し&マナー研修 第3回

こんにちは。

新横浜の就労移行支援事業所、JESD(ジェスド)新横浜にて、

パソコン専門担当・支援員の小畑です。

JESDのパソコン支援方針は、MOS検定合格を最終目標に止めず、

希望者には実務でも活躍できるスキルを身に付けて頂いております。

例えば、就職先で即戦力となれるよう、Excel以外にもWordやPowerPoint、

Outlook、パソコン・マナー、セキュリティ教育に加え、テレビ会議なども体験して

頂いています。

前回に引き続きパソコンのマナーをお話しさせてください。

例3:作成した状態のままファイル保存をした場合

 結果:ファイルを開いたら、どのような画面が表示されますか?

    資料で注目して欲しい箇所ですか? 先頭ですか? 最後(文末)

    ですか? どこだって、いいですよねえ~。

 マナー:それが どこでも、いいんじゃないんです!!

     下の左右の画像を比べてください。

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                   ※ 赤枠はマウスのカーソル位置です。

   左が正解です。

     左は「先頭画面」を表示し、マウスのカーソル位置が先頭(セルA1)

     です。

     綺麗ですね。

     それに比べて右は、画面もマウスのカーソル位置も中途半端な

     ため、作成途中で提出されたのか? または、嫌々作成したか?

     さらに、閲覧者は先頭から見るために画面の移動が強いられる。

     貴方はどのように感じますか?

     雑な仕事は気分が良くないですね。

   この1~2分の手間が「天と地」の評価差になっているんです。

例4:ブログなどへの投稿、メールなどメッセージの送信を気楽に行う。

 結果:SNSへ投稿しましたら友人が激怒しています。誤字があり友人を傷つける

    内容になっていたため、幸運にも修正ができるので書き換えました。

    しかし、閲覧件数が10,000件を超えています。

    そうなんです。 閲覧された事実は残り、この閲覧者が誰で? 修正版は同じ

    内容と思い再度、読んで頂けません。 実質、修正も取り消しもできません。

    また、メールを送信したら、取り消しができなかったら上述と同じです。

マナー:送信(投稿)は細心の注意をし、読み返しを行い、登場人物や関係者には

    内容を確認してもらう。 好意と思った行為絶交

    なんて恐ろしや   (ll゚Д゚)怖ァ・・

「例5」以降は次回への、お・た・の・し・み

<——– 以下は大事なポイント、前回を読まれた方は読み飛ばし可 ——– 

 これらは職場では決して教えてくれません。

何故なら、マナーだからです。

マナーって知ってて当たり前のことなので、誰も積極的には教えてくれませんよね。

マナー違反をした時に初めて注意され気付くのです。

誰もが問題を起こしたり、注意なんかされたくないですよね。

マナーを学ぶことの重要性を分かってもらえたところで、実務のお勉強に入ります。

MOS検定を否定する訳ではありませんが、就職でのMOS検定合格は道半ばです。

この先には実務が待っています。

MOS検定と実務には大きな違いがありますが、お判りになりますか?

絵画に例えるとMOS検定は「模写」(サンプルを真似る)、実務でやっと「描写」

(創作)として、白紙の状態から作者の意図で表現する。

サンプルを見ずに作成したことがありますか?

就職先にて、上司から「Excelの表を作ってください。」と指示されたら、貴方は、

どのような行動をしますか?

 a) 上司に「サンプルがないと作れないので、サンプルを見せてください。」

 b) 大枠を作成し、上司に確認後、詳細を作成する。

どちらの貴方が有能ですか? 答えは当然「b)」ですよね。

「a)」はサンプルがない場合、上司はサンプルを作らなければならない。「だったら、

    自分で作った方が早い!」となりますよね。

「b)」は、仕事を頼める人であり、岐路に立ったら確認する。

   「信頼でき、間違った仕事をしないので、次も仕事を頼もう」と評価され

    ステップ・アップするでしょう。

貴方は、どちらを目指しますか?!

という訳で、第2回より「実務編」の試験となりました。

—– ここまで読み飛ばし可 ——->

第3回は、10:15 ~ 11:15 の60分間・試験です。

試験内容は、”5名が在籍する営業所の事務員として「現金出納帳」の作成”でした。

さあ! 貴方は作れる自信がありますか?

今回のポイントは、課題から表が完成するまでのプロセスを学んでいただきました。

 ① 作成する表の目的を考える

 ② 表示する項目(アウトプット)は何か?を列挙する。

 ③ ②の項目に対して、どのような項目(インプット)が必要か?を列挙する。

 ④ 縦方向にデータが増える形式で表を作成してみる。

  (基本は縦方向であるが違和感がある場合は横方向でも検討してみる)

 ⑤ 入力作業の工数削減、入力ミスをなくすために、計算式や関数で求めることが

   できる項目に計算式や関数を入力する。(マクロもあり)

 ⑥ 付加価値を付ける。

   分析ができる、分かり易い、項目を増やす、など付加価値を高める。

   今回は、入金と出金を用途ごとに分けて、用途ごとの合計欄を設けました。

   例;入金(本社からの送金、雑収入、立替金など)

     出金(新聞図書費、事務用品費、リース代、立替金など)

 ⑦ 全体を構成する。

   見出し部、明細部、合計部の3部構成で表全体を作り上げる。

 ⑧ 確認を行う。

   項目の漏れや必要性、フォーマット、テストデータを入力し計算式や列幅等の

   チェック、画面や印刷の見栄え、資料の見易さなどを確認し、

   最後に、作成を指示された方になりきり要求以上の資料になっているか?

どうですか? 表を作ってみたくなりましたか?

<下の写真は試験後に行った解答の説明会です>

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